En septembre 2018, la loi n° 2018-771 , dite « Loi Avenir », a initié la mise en oeuvre du Référentiel National Qualité (RNCQ), aussi appelé QUALIOPI.
En effet, cette loi a introduit de nombreuses réformes – dont la certification QUALIOPI en complément du référencement DataDock – visant à renforcer la qualité de la formation professionnelle en France, pour la liberté de choisir son avenir professionnel.
Mais quelles sont ses évolutions ? Quelle différence avec DataDock ? On vous aide à mieux comprendre.
Depuis mars 2021, c’est la version 7 du Référentiel National qui est en vigueur et sert de base pour la certification des prestataires d’actions concourants au développement de compétence. C’est à dire pour :
- les organismes de formation (OF),
- les centres de bilans de compétences (CBC)
- les centres de formation d’apprentis (CFA)
- les actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience (VAE).
Mais après deux années de mises en pratique et avec de plus en plus de prestataires certifiés, une mise à jour est nécessaire.
À compter du 23 janvier 2024, c’est donc la version 8 qui sera applicable.
Et comme souvent, un changement n’arrive jamais seul… Une version 9 est également disponible.
Elle apporte de nouvelles précisions, notamment sur la partie sous-traitance,
Cette nouvelle version entrera en application à compter du 8 mars 2024.
Pour plus d’informations sur ces évolutions, rendez-vous en bas de l’article. ⬇️
QUALIOPI et DATADOCK : un objectif commun, une approche qui diffère
Créé par les financeurs de la formation professionnelle (notamment les OPCOs) en 2015, Datadock est une base de données permettant le recensement des prestataires aptes à délivrer des formations de qualité.
L’objectif du RNCQ (Qualiopi) reste similaire : attester de la qualité du processus mis en œuvre par les prestataires d’actions concourant au développement des compétences.
Néanmoins, là où DataDock permet à l’organisme de prouver « sa capacité » à délivrer des formations de qualité, QUALIOPI va plus loin. La démarche englobe de nouvelles notions :
- la prise en compte des personnes en situation de handicap (PSH) ;
- la mise en place et la réalisation d’une veille ;
- l’amélioration continue.
Aussi, il est à noter que QUALIOPI est un référentiel certifiable (qui fait donc appel à la réalisation d’audits), alors que DataDock est une qualification.
En effet, Datadock consiste à l’examen de documents nécessaires pour assurer la qualité d’une action de formation, via une plateforme en ligne. Il s’agit de prouver que des moyens sont disponibles pour délivrer une formation, et non de démontrer leur mise en oeuvre. Ce référencement vaut donc enregistrement, mais pas certification.
ℹ️ En 2024, il n’est plus obligatoire de se faire référencer Datadock.
Afin d’avoir accès à des financements sur les formations délivrées, c’est la certification QUALOPI qui est à présent nécessaire.
Historique des évolutions du Référentiel QUALIOPI depuis 2019
Dès sa première publication en juin 2019, le référentiel QUALOPI a connu de nombreuses évolutions. En effet, sa mise en place fut progressive. Elle est passée par une période préparatoire / de sensibilisation, avant d’être rendue obligatoire en janvier 2022.
L’ensemble de ces évolutions sont décrites et disponibles sur le site du Ministère du Travail.
2019 : un nouveau référentiel, de nombreux enjeux
Les différentes versions initiales et successives du référentiel, publiées en 2019 (V1, V2, V3, V4, …) correspondent à une phase de lancement. L’enjeu pour le gouvernement est grand : la certification, même progressive, de nombreux prestataires de formation (plusieurs milliers) est un challenge qui demande de l’organisation et du temps.
Durant cette phase, il faut se rappeler que la certification n’est pas obligatoire et que la validation des documents déposés sur Datadock est, elle, nécessaire.
Contenu du référentiel
Dès sa première version, le Référentiel National Qualité (RNQ) QUALIOPI comporte 7 critères répartis en 32 indicateurs.
- Critère 1 : Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus
- Critère 2 : L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires lors de la conception des prestations
- Critère 3 : L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre
- Critère 4 : L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre
- Critère 5 : La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations
- Critère 6 : L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel
- Critère 7 : Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées
Lancement de la certification
Ce Référentiel National Qualité (RNQ) QUALIOPI est mis en œuvre (pour rappel, à cette date, de manière volontaire et non obligatoire) suite à deux décrets :
- Décret n° 2019-564 du 6 juin 2019 relatif à la qualité des actions de la formation professionnelle
- Décret n° 2019-565 du 6 juin 2019 relatif au référentiel national sur la qualité des actions concourant au développement des compétences
La certification à ce dernier est ainsi réalisée selon un cycle « classique » de trois années, composé d’un audit initial et d’un audit de surveillance (18 mois plus tard).
De 2020 à 2021 : un développement dans une démarche de sensibilisation et d’accompagnement des prestataires
Toujours en phase de développement et de mise en oeuvre progressive auprès des organismes volontaires, en 2020, le référentiel passe en V5 puis à six mois d’intervalle, en V6.
Ces deux versions se succèdent avec quelques changements d’importance, notamment suite aux retours d’expériences obtenus lors du lancement des premiers cycles de certification :
- Version 6 du 05/10/2020 : précisions afin de faciliter l’accueil des publics en situation de handicap (PSH) et la gradation des non-conformités mineures.
- Version 5 du 28/02/2020 : précision à l’indicateur 2 pour les modalités de calcul du ratio (CFA).
À cette époque, même si des organismes était déjà certifiés, le référentiel n’était toujours pas obligatoire pour bénéficier de financements. L’accès à ces derniers étant toujours régis par le référencement Datadock.
La pandémie de COVID-19 a d’ailleurs engendré un report de l’obligation de certification. Dans ce contexte, QUALIOPI est un gage de qualité supplémentaire pour les organismes, qui bénéficiaient par ailleurs d’une période de certification de quatre ans (au lieu de trois).
Depuis 2022 : QUALIOPI, point de passage « obligatoire »
Depuis le 1er janvier 2022, tous les prestataires d’actions de compétences (organismes de formations, CFA, centre de bilans de compétences, etc.) qui souhaitent accéder à des fonds publics ou mutualisés (financements), doivent être certifiés Qualiopi.
La version 7 parue en 2021 a donc été LA version de préparation à la certification mise en oeuvre par le plus grand nombre d’organismes.
Version 7 du 29/03/2021 : diverses précisions sont apportées et portent sur le délai d’application du guide (préambule), les indicateurs de résultats des CFA (indicateur2), les certifications professionnelles (indicateur 3), le conseil de perfectionnement, (indicateur 20) et la période de formation en situation de travail (indicateur 28).
À partir de là, l’obtention du label Qualiopi permet d’obtenir des fonds publics et des aides mutualisés de la part de tous les financeurs (y compris ceux du groupement Datadock).
Tous les organismes de formation qui ont déclaré leur activité de formation (c’est à dire qui possèdent un numéro de déclaration d’activité – NDA) sont référencées automatiquement sur la Liste Publique des Organismes de Formation (L.6351-7-1 du Code du Travail).
Sur cette liste, il est fait mention de l’effectivité (ou non) de la certification.
Guide du référentiel QUALIOPI version 7 VS version 8 : quels sont les changements ?
Après deux années de déploiement du référentiel et environ 43 000* organismes certifiés en France, le référentiel QUALIOPI est de nouveau actualisé.
*Données au 1er décembre 2023, selon la liste Publique des Organismes de Formation.
Cette nouvelle version (8) témoigne, une nouvelle fois, d’une prise de recul sur ces années de mise en application.
Applicable à compter du 23 janvier 2024, le référentiel comprend plusieurs évolutions.
Tout d’abord, le préambule rappel :
- l’objet de la certification Qualiopi et ses modalités d’obtention,
- les règles de conduite de l’audit,
- l’applicabilité des indicateurs,
- les règles pour les nouveaux entrants,
- les règles de pondération des non-conformités.
En parallèle, des exemples de preuves supplémentaires (non exhaustifs) sont disponibles.
Enfin, on y découvre des précisions sur le niveau attendu de certains indicateurs :
Indicateur 2 : diffusion de résultat
L’information chiffrée diffusée doit avoir un lien avec les objectifs fixés pour chaque prestation.
Indicateur 3 : taux d’obtention des certifications (OF, CFA, VAE)
Précision de vocabulaire : l’information diffusée doit comprendre l’intégralité des items et être à jour.
Indicateur 5 : objectifs opérationnels et évaluables
L’accent est mis sur la nécessité de fixer des objectifs spécifiques et évaluables.
Indicateur 8 : positionnement / évaluation des acquis (OF, CFA)
Changement de terme, le niveau attendu parle de démonstration « d’existence » au lieu de « mise en oeuvre », ce qui sous-entend qu’une simple procédure peut être un élément de preuve suffisant et recevable. Il n’est ici plus demandé de montrer une mise en oeuvre spécifique d’une évaluation de positionnement.
Indicateur 10 : adaptation de la prestation
L’adaptation est à présent conditionnée à la nécessité établie suite à l’analyse initiale (analyse de besoin, indicateur 4). Il ne s’agit donc plus d’adapter sans analyse préalable, mais uniquement selon les demandes du bénéficiaire.
Indicateur 13 : coordination des apprentissages dans le cadre d’alternance (OF, CFA)
Le référentiel insiste sur la pédagogie employée, en gardant la même base attendue de lien entre le centre de formation et l’entreprise.
Indicateur 17 : moyens humains et techniques
Là encore, le référentiel insiste sur la mise en relation des moyens avec les objectifs définis (indicateur 5), qui sont potentiellement différents d’une formation à l’autre.
Indicateur 18 : coordination des intervenants
Plus que de coordination des fonctions, l’indicateur se réfère maintenant à une coordination des intervenants (organismes, personnes, entreprises) selon leur fonction.
Indicateur 19 : ressources pédagogiques et appropriation
Comme pour l’indicateur 17, l’accent est mis sur le lien entre les ressources mises à disposition et les objectifs fixés (indicateur 5).
Indicateur 20 : mobilité internationale (CFA)
Cette fois, la notion de preuve est mise en avant. La liste des attributions ne suffit pas.
Indicateur 22 : entretien et développement de compétences
Ce n’est plus tant un plan de développement qui est demandé que la démonstration de la mobilisation effective des différents leviers possibles en vue de la montée en compétence.
Indicateur 23 : veille légale et réglementaire
La démonstration devient plus « applicative » avec à la fois des exemples de prise en compte et une notion de communication (aux personnes concernées).
Indicateur 26 : personnes en situation de handicap (PSH)
Le texte va plus loins en demandant, dans le cas d’accueil de PSH, de préciser les modalités de recours au réseau de partenaires et les mesures spécifiques d’accompagnement mises en oeuvre.
Indicateur 30 : appréciations
Clarification non négligeable, le texte lève le doute sur l’obligation de moyen et non de résultats. En d ‘autres termes, la sollicitation des appréciation est distinguée de leur collecte. Demander régulièrement (fréquence « pertinente ») et relancer, permet de démontrer la volonté de l’OF de recueillir les appréciations.
Des précisions supplémentaires apportées par la version 9
Le 8 janvier 2024, soit peu de temps après l’annonce du passage du référentiel QUALIOPI en version 8, la version 9 faisait son apparition.
Cette dernière entre en application à compter du 8 mars 2024.
Elle vient compléter la version 8, et apporte des précisions et notamment :
- L’ajout d’une annexe totalement dédiée au glossaire, reprenant par indicateur, les termes « clé » utilisés dans le référentiel (délai d’accès, certification professionnelle, blendes Learning, etc.).
Dans les précédentes versions, ce glossaire était présent au niveau de chaque indicateur, de manière moins exhaustive. À présent, il permet de clarifier certaines notions, tant pour l’auditeur que pour l’organisme audité. - L’ajout, sur les indicateurs concernés, d’un cadrant relatifs aux spécificités et attendus liés aux activités de sous-traitance.
Sous-traitant : vos obligations vis à vis de QUALIOPI et des financements CPF
D’après le décret n° 2023-1350 du 28 décembre 2023, qui porte diverses mesures notamment relatives au compte personnel de formation (CPF) et vise à lutter contre la fraude, plusieurs obligations sont à respecter.
Pour la réalisation d’une ou plusieurs action(s) de formation éligible au financement CPF (aussi appelé service dématérialisée ci-après), le sous-traitant, quel que soit son régime, doit :
- Respecter les obligations applicables à tout OPAC (Organisme Prestataire d’Action concourant au développement des Compétences), selon l’article L. 6323-9-1 – 1° du code du travail.
- Satisfaire aux conditions d’exercice dans le cadre du service dématérialisé, selon l’article L. 6323-9-1 – 2°du code du travail.
- Respecter les prescriptions de la législation fiscale et de sécurité sociale
- Avoir produit toutes les pièces justificatives requises
- Satisfaire aux conditions prévues par les CGU du service dématérialisé, selon l’article L. 6323-9
Enfin, en fonction de son régime et de son champ d’intervention, le sous-traitant est soumis à :
- l’obligation de certification QUALIOPI, sur la catégorie d’action visée par la prestation et / ou ;
- l’obligation de détenir une « Habilitation pour former ».
Le tableau ci-dessous illustre les situations pour lesquelles ces obligations sont applicables.
*Seuil de CA HT défini à 77 700 € pour 2023, 2024 et 2025.