Étiquette : enregistrement

Pour accéder (si souhaité) au registre IRCA…

• Réaliser une formation d’auditeur certifié IRCA
• Réussir l’examen de fin de formation
• Créer un compte sur le site du CQI-IRCA
• Effectuer une demande d’adhésion
• Compléter votre dossier
• Payer votre adhésion annuelle

Oui, cela fait beaucoup d’étapes, mais en suivant pas à pas nos différents articles, elles n’auront plus de secret pour vous !

Et parce que nous souhaitons vous accompagner encore plus loin, cet article est là pour vous aider à vérifier que votre enregistrement sur le registre IRCA a bien été effectué.

Rappelez vous, lorsque vous avez complété votre dossier IRCA, vous avez du lors de la dernière étape choisir si oui ou non vous souhaitiez apparaître sur le registre.

NB : Bien comprendre ici que si vous souhaitiez apparaître sur le registre, vous deviez laisser la case « No » cochée.

EXTRAIT VIDÉO

PAS À PAS ET INFORMATIONS ADDITIONNELLES

1. Rendez-vous sur le site du CQI-IRCA 
2. Aller dans « IRCA membership » puis « IRCA Register »

OU

1. Aller directement sur la page d’accès au registre IRCA
2. Rentrer votre NOM dans la case « Last name content »
3. Cliquer sur le bouton « Find »

Youhou ! Si vous êtes enregistré, votre nom s’affichera avec votre ville, pays et numéro de certification.

En cliquant dessus, vous aurez également accès à votre fiche d’information.

Votre enregistrement a donc bien été pris en compte, encore une fois toutes nos félicitations !

Vous venez de déposer votre dossier, incluant un premier paiement : celui correspondant aux frais d’étude du dossier (frais de dépôt de dossier). À ne pas confondre avec le paiement des frais d’adhésion, dont cet article fait objet.

EN RÉSUMÉ – Que va t-il se passer à PRÉSENT ?

1. Réalisation d’un premier passage en revue de votre dossier pour vérifier sa recevabilité
2. Demande de pièces complémentaires éventuelles (rassurez-vous, si vous avez bien suivi les étapes décrites dans notre article précédent, cela ne devrait pas être le cas)
3. Sous dix jours ouvrables, passage en revue technique du dossier
4. Réception d’un mail confirmant la certification demandée
5. Paiement de l’adhésion
6. Réception de la carte d’auditeur IRCA à votre adresse sous deux à quatre semaines et apparition sur le registre IRCA (si vous le souhaitez)

EXTRAIT VIDÉO

PAS À PAS ET INFORMATIONS ADDITIONNELLES

Reprenons à partir de l’étape 4 décrite ci-dessus.

Ça y est ! Le fameux mail est arrivé…

Dans ce mail, les pièces suivantes sont jointes :

• Une lettre de l’organisme, validant votre certification pour une durée de 5 ans sous réserve du paiement de votre adhésion. Cette lettre précise également que pour maintenir votre certification au cours de ces cinq années, il vous faudra :
  – Payer votre adhésion chaque année ;
  – Renseigner vos expériences d’audits et vos développements personnels ;
  – Signaler toute réclamation significative relative à votre conduite d’audit.
• La facture, du montant correspondant à l’adhésion annuelle du statut visé (exemple : 220 £ pour le statut « Auditor ») .

1. Sur la facture, vérifiez que :
   – Les frais notés correspondent bien au statut demandé. Vous trouverez l’information ici.
   – Votre adresse est correctement renseignée (c’est sur cette même adresse que sera envoyée votre carte)
2. Dans le mail reçu, cliquez sur « Members’ area » afin d’accéder au site du CQI-IRCA. Vous pouvez également vous y rendre (indépendamment du mail) en suivant les étapes de cet article
3. Renseignez vos identifiants de connexion
4. Une fois arrivé(e) sur votre page membre, aller dans votre panier à l’aide de l’icône « Cart » en haut à droite
5. Vous arrivez sur la page de paiement, sur laquelle figure la liste des éléments à régler. Cliquer sur l’adhésion et suivez les instructions de paiement

Une fois votre paiement effectué :

• Vous recevrez un reçu de paiement par mail.
• Dans ce même mail, votre carte IRCA sera jointe en version électronique.
• Votre carte IRCA physique vous sera envoyé dans un délai de deux à quatre semaines (cela peut être bien plus en réalité).
• Vous apparaîtrez avec effet immédiat sur le registre des auditeurs certifiés (si souhaité – rappellez-vous, vous avez validé ou non ce point lors du renseignement de votre dossier, section h ).
• Vous aurez accès à la bibliothèque d’informations IRCA ainsi qu’aux réseaux d’auditeurs IRCA LinkedIn et Facebook.

Félicitation ! Vous êtes venu(e) à bout des différentes étapes d’enregistrement IRCA. Et parce que nous souhaitons vous accompagner encore plus loin, les étapes suivantes viendront en complément.

Une fois votre dossier de demande d’adhésion (ou demande d’enregistrement IRCA) créé, vient le moment de le compléter…

Si vous venez tout juste d’effectuer votre demande d’adhésion (article précédent), vous vous trouvez normalement déjà sur la section « Training and qualification ». Passez à l’étape 2b.

EN VIDÉO

Voir en bas de l’article pour les types de section à compléter selon le grade choisi.

PAS À PAS

1. Rendez-vous sur le site du CQI-IRCA
2. Connectez-vous à votre espace membre (members’ area)
3. Dans la liste d’onglets proposés, sélectionnez « Members’ Area »
4. Dans la liste déroulante, choisissez « My Membership » puis « My Applications » : vous accèderez ainsi à la liste de tous les dossiers ouverts en cours, restants à compléter
5. Sur le dossier ouvert à l’étape précédente (demande d’adhésion), cliquez sur « Details » : la liste des différentes sections à compléter apparaît :

a) Personal Details

Cette section comprend vos informations personnelles, déjà renseignées lors de votre création de compte, elle est normalement déjà notée « complete ».

b) Training (and qualifications)

1b. Pour compléter cette section, cliquez sur « Go » à sa droite afin de l’ouvrir
2b. Pour ajouter une formation (formation d’auditeur certifié uniquement), cliquez sur « Add new Training »
3b. Téléchargez votre certificat avec l’option « choisir un fichier » puis cliquer sur « Upload » pour le charger (attention au format : pdf, jpg, doc, docx ; et à la taille : inférieure à 0,98 MB)
4b. Renseignez les informations demandées : dates de début et de fin de la formation, nom du cours, résumé du cours, nombre d’heures, nom de l’organisme ayant délivré le cours, résultat du cours, UDN*. Vous trouverez ces informations sur vos documents de formation, notamment sur votre certificat.
5b. Validez en cliquant sur « Save and continue »
6b. Répétez les opérations 2b à 5b si vous avez d’autres formation d’auditeur à renseigner
7b. Une fois l’ensemble des formations enregistrées, cliquez sur « Mark section complete»**

*UDN : Unique Delegate Number – il s’agit de votre identifiant IRCA, figurant en bas de page de votre certificat.
**En cliquant sur « Mark section complete », vous êtes directement dirigé sur la section suivante à compléter.

c) Work Experience

Dans cette section, il vous faut renseigner vos expériences professionnelles (à ne pas confondre avec vos réalisations d’audits).

1c. Pour ajouter une expérience professionnelle, cliquez sur « Add work experience »
2c. Renseignez les informations demandées : dates, intitulé du poste, entreprise, industrie/secteur et missions principales
3c. Validez en cliquant sur « Save and continue »
4c. Répétez l’opération pour toutes vos expériences
5c. Une fois l’ensemble référencé, cliquez sur « Mark section complete »

d) CPD – Continuing Professional Development

Trois objectifs (minimum) de développement professionnel doivent être décrits dans cette section.

1d. Pour ajouter un objectif, cliquez sur « Add new CPD »
2d. Renseignez les informations demandées : objectif, date de début et échéance, action planifiées, réalisées, analysées et revues (reconnaissez-vous ici le PDCA ?)
3d. Validez en cliquant sur « Save and continue »
4d. Répétez l’opération a minima trois fois
5d. Cliquez sur « Mark section complete »

Exemple d’objectifs : réaliser un nombre suffisant d’audit pour m’enregistrer au référentiel X, réaliser une nouvelle formation d’auditeur certifié sur le référentiel Y, réaliser des formations complémentaires suite à la mise à jour des référentiels à venir, etc.

e) Audits

Cette fois, il est temps de compléter vos expérience en audits !

1e. Pour ajouter une expérience, cliquez sur « Add an entry »
2e. Renseignez les informations demandées : référentiel d’audit, date de début et de fin de l’audit, durée totale de l’audit (en nombre de jours), nombre de jours sur site, effectif de l’équipe d’audit, contexte (organisme audité, secteur, taille de l’entreprise), type d’audit, rôle occupé au cours de l’audit et coordonnées de votre référent*
3e. En haut à droite de la page, pensez à joindre des éléments de preuve associés : rapport d’audit, organigramme de l’entreprise auditée
4e. Validez en cliquant sur « Save and continue »
5e. Répétez les étapes 1e à 4e pour chaque audit
Rappelez-vous que pour chaque grade, un nombre de jours d’audit est requis, il faut donc en renseigner suffisamment.
6e. Cliquez sur « Save and continue » ou sur « Mark section complete »

*Pour chaque audit réalisé, vous devez avoir un référent, c’est à dire un auditeur expérimenté pouvant vous superviser lors de vos premières réalisations d’audit.

f) Sector knowledge

Cette section est la section la plus « libre » du dossier. Elle permet à l’IRCA de s’assurer de vos connaissances et aptitudes en audits, notamment liées aux secteurs et à la réglementation associés.
Pour se faire, dans l’encadré (ou les encadrés) prévu.s à cet effet, vous devez répondre aux questions posées. Un conseil : allez à l’essentiel.

• Quelle(s) industrie(s) auditez-vous ? Listez les différents secteurs audités et l’importance du système de management lié). Exemple : automobile, nucléaire, ferroviaire, pharmaceutique, etc.
• Comment menez-vous vos audits ? Décrivez brièvement votre méthode de préparation et de réalisation d’audits. Précisez les points de la norme que vous auditez systématiquement.
• Listez les lois ou réglementations spécifiques à votre pays ou à votre secteur d’activité qui peuvent également avoir une influence sur la manière dont vous effectuez les audits.

Terminez en cliquant sur « Mark section complete » (vous commencez à connaître la musique).

g) Referee

Pour chaque audit réalisé, vous devez avoir un référent, c’est à dire un auditeur expérimenté pouvant vous superviser lors de vos premières réalisations d’audit.

1g. Pour ajouter un référent, cliquez sur « Add Referee »
2g. Renseignez les informations demandées à son sujet : nom, email, téléphone, lien mutuels et identifiant IRCA le cas échéant (vous pouvez le trouver sur le registre des auditeurs IRCA)
3g. Validez avec le bouton « Save and close »
3g. Répétez l’opération pour tous vos référents, si vous en avez plusieurs
4g. Une fois l’ensemble enregistré, cliquez sur « Mark section complete »

h) Declaration

Dernière ligne droite, il est temps de procéder aux déclarations de code de conduite, d’exactitude des données et de responsabilité. Rien de plus simple : cochez les cases et entrez vos initiales dans la partie « signature ».

Last but not least, vient le moment de choisir si vous souhaitez figurer ou non sur le registre des auditeurs certifiés. Car oui, vous pouvez être reconnu auditeur par l’IRCA sans apparaître publiquement sur le registre.

Ainsi, il vous faut répondre à la question « Exclude me from the on-line register ? ».
Bien comprendre ici que si vous souhaitez apparaître sur le registre, vous devez laisser la case « No » cochée.

i) Review

Ça y est ! Toutes les sections sont complétées. Vous pouvez les consulter dans cette section.
Si vous vous apercevez que des informations sont manquantes ou erronées, vous pouvez cliquer sur « Edit my application » pour les corriger.
Une fois le tout validé, cliquez sur « Proceed to payment ».

Après validation définitive votre seul recourt sera de contacter l’IRCA – applications@quality.org – afin qu’ils débloquent la ou les section(s) concernées.

j) Payment

Dernière étape : payer vos frais de demande d’adhésion.

Deux cas peuvent se présenter :

❝ J’ai effectué ma formation il y a moins de trois mois et j’ai choisi le grade « Associate Auditor » pour m’enregistrer gratuitement. ❞

➥ Dans ce cas, les sections a, b, c, d, h, i et j sont à compléter.

❝ J’ai effectué ma formation il y a plus de trois mois et/ou j’ai choisi de m’enregistrer à un grade différent de « Associate Auditor » (car je répond aux exigences des grades supérieurs / je souhaite figurer sur le registre IRCA) ❞

➥ Toutes les sections sont à compléter (a à j).

Enfin ! Votre dossier est complet et déposé. Plus qu’à attendre que l’IRCA l’étudie* avant de passer à la suite…

*Des compléments d’informations pourront vous être demandés et vous recevrez votre résultat dans les dix jours ouvrables suivants la soumission de toutes les informations requises.

Vous venez de prendre connaissance des différents grades reconnus par l’IRCA et notamment du fait que ces catégories d’enregistrement dépendent :

• Des types d’audits réalisés : internes, systèmes complets de première, seconde ou tierce partie ;
• De votre rôle dans ces réalisations : responsable d’audit, dirigeant d’équipe ou auditeur supervisé ;
• De votre expérience et donc du nombre d’audit et de jours d’audits effectifs.

En effet, pour compléter votre dossier de demande d’enregistrement – article à venir – il vous faudra renseigner vos expériences en audit. Le dossier sera accepté sous réserve d’un nombre suffisant d’audits, témoignants de votre expérience.

ATTENTION ! Le nombre d’audit et de jours d’audit pris en compte pour calculer votre grade est le nombre effectif APRÈS le passage (et l’obtention) de l’examen IRCA.

Ainsi, si vous n’avez pas à ce jour l’expérience requise en audit vous pouvez tout de même vous enregistrer au grade Associate afin de bénéficier de la reconnaissance IRCA et de la bibliothèque d’information. N’hésitez pas, surtout si vous pouvez bénéficier d’un enregistrement gratuit en ayant effectué votre formation IRCA récemment.

ATTENTION ! Ce grade ne permet pas d‘apparaître sur le registre IRCA. Ceci dit, vous pourrez lorsque vous le souhaiterez et le pourrez (nombre d’audit réalisés notamment) passer à un grade supérieur à tout moment– article à venir – moyennant des frais de changement de statut.

En cas de doute, l’IRCA met à votre disposition un quizz pour savoir à quel grade vous pourriez être admissible :

Une fois votre grade identifié, il ne reste plus qu’à vous lancer dans la démarche. Retrouvez des articles pour vous y accompagner sur notre page :

Vous venez d’effectuer une formation d’auditeur certifié IRCA et vous souhaitez bénéficier de la reconnaissance IRCA et de tous les avantages associés en vous enregistrant ? Vous avez bien raison ! Mais avant cela, il est important de savoir le coût que cela peut représenter. En effet, les frais n’apparaissent qu’à la fin de la constitution du dossier, alors évitons les mauvaises surprises et lisons cet article. Nous vous y présentons les frais qui s’appliquent :

• À la demande d’adhésion
• Pour l’adhésion annuelle
• Au changement de statut (grade)

➔ Lesdits frais se trouvent en fin d’article.

Chacun de ses frais dépend du grade auquel vous souhaitez vous enregistrer / auquel vous vous êtes enregistré(e).

Du gra… quoi ? Si vous n’avez pas encore consulté notre article à ce sujet, allez y : tout y est expliqué.

EXCEPTION : L’adhésion offerte pour les plus rapides !

Vous avez effectué votre formation IRCA récemment ?

Il est possible de vous enregistrer gratuitement au grade Associate. Cela signifie que vous n’aurez pas à régler de frais de demande d’adhésion. Mais attention, vous n’échapperez cependant pas aux frais annuels – voir ci-dessous.

Pour cela, un e-mail vous sera envoyé par l’IRCA dans les deux mois suivant la fin de votre formation. Il vous faudra alors répondre positivement à ce message sous un mois afin de bénéficier d’un code promotionnel.

Les frais de demande d’adhésion

Les frais de demande d’adhésion sont autrement dit des frais de traitement de dossier. De fait, après avoir effectué votre demande d’adhésion (choix du grade et du ou des référentiel(s) souhaités), de nombreuses sections sont à compléter. Ces sections sont ensuite étudiées par l’IRCA, ce qui implique des frais de gestion.

Les frais d’adhésion annuels

Afin d’adhérer ou de rester adhérents, et ainsi d’accéder en continu à la bibliothèque d’informations IRCA et à la visibilité – éventuellement – offerte par le registre, des frais annuels s’appliquent.

Pour les nouveaux adhérents, ces frais sont à régler dès lors que le dossier de demande d’adhésion a été passé en revue et validé par l’IRCA.

Pour les adhérents, dans le cas où vous avez opté pour le prélèvement automatique (voir conditions de paiement ci-dessous), un e-mail vous sera envoyé chaque année trois mois avant l’échéance afin de vous en informer. Dans le cas contraire, un ou des e-mails « alerte » vous seront envoyés au moment de payer vos frais.

Les frais de changement de grade

Dans le cas où vous souhaiteriez passer à la catégorie supérieure – par exemple, passer de Associate auditor à Auditor car vous avez réalisé un nombre suffisant d’audits – des frais s’appliquent également. Ces frais sont à hauteur de 79 € par reclassement, correspondant au traitement du dossier, de la même manière que pour la demande d’adhésion.

Cependant, une fois enregistré, des codes promotionnels allant jusqu’à -50% vous seront proposés par l’IRCA – tous les deux mois environ. Votre reclassement pourra alors revenir à 40€.

Les conditions de paiement

• Payer par carte bancaire (Credit card) en rentrant vos coordonnées bancaires ;
• Configurer le prélèvement automatique* (Direct Debit) en inscrivant votre IBAN.

Si vous sélectionnez le prélèvement automatique vous n’aurez plus rien à faire après enregistrement de votre IBAN. Le prélèvement aura lieu automatiquement le 18 du mois suivant la configuration. Cela signifie qu’en cas de première adhésion, celle-ci ne sera opérationnelle qu’à cette date*.

*Ainsi, si vous souhaitez que votre adhésion soit immédiate, il vaut mieux procéder au paiement par carte bancaire et configurer le prélèvement automatique ultérieurement.

Créez ou accédez à votre compte IRCA facilement et rapidement en suivant pas à pas les étapes décrites ci-dessous.

EN VIDÉO

PAS À PAS

1. Rendez-vous sur le site du CQI-IRCA
2. Sélectionnez « Members’ Area »
3. Connexion (a) ou inscription (b) :
   a) Vous avez déjà créé votre compte : cliquez sur « Sign In », rentrez identifiants et mot de passe et passez directement à l’étape de demande d’adhésion
   b) Vous n’avez pas encore de compte : optez pour le bouton « Join Now » et suivez les étapes 4 à 8 suivantes
4. Rentrez les informations demandées, notamment celles avec un « * » qui sont obligatoires (plus de détails en bas de l’article)
5. Dans la section « I am interested in joining: », choisir « CQI & IRCA » ou seulement « IRCA » (cela importe peu)
6. Créez votre mot de passe d’accès au compte
7. Tapez ce que vous voyez dans l’image CAPTCHA (test de sécurité)
8. Cliquez sur « Save and join IRCA » afin de valider votre inscription

C’est terminé, bienvenu(e) sur votre espace membre !

Psst ! Le saviez-vous ? CAPTCHA signifie Completely Automated Public Turing Test To Tell Computers and Humans Apart, soit un test entièrement automatisé pour différencier les ordinateurs et les humains. Et oui, même après nos formations, nous adorons contribuer à ce que vous en appreniez un peu plus chaque jour !

Les informations obligatoires pour votre inscription sont :

• Nom
• Prénom
• Date de naissance
• Email
• Adresse de domicile
• Consentement au traitement des données personnelles (case à cocher)

Vous pouvez choisir ou non de préciser :

• Téléphone personnel
• Coordonnées professionnelles : adresse postale, courriel, téléphone
• Appartenance à une organisation éventuelle
• Consentement au recours à des prises de contact au sujet des produits et services proposés par le CQI/IRCA (case à cocher)
• Manière dont vous avez entendu parler d’eux

Comme présenté dans l’article précédent, un des intérêts de la reconnaissance IRCA est l’accès au registre des auditeurs certifiés. Une fois votre formation d’auditeur certifié réalisée et votre certificat obtenu, le registre n’attend plus que vous, avec les bonnes catégories!

Avant de commencer les démarches, il est important de bien comprendre les différentes catégories auxquelles vous pouvez prétendre lors de votre enregistrement. Cela tombe bien, cet article est là pour vous guider.

En effet, l’IRCA encourage les auditeurs à développer leurs compétences professionnelles en continu. Cette montée en compétences est symbolisée par différents grades, le grade cinq (5) étant le plus haut :

À quel grade m’enregistrer ?

Il n’est pas obligatoire de commencer par la catégorie la plus basse (1). L’enregistrement peut se faire directement au grade de votre choix, à condition de répondre aux exigences correspondantes.

*Besoin d’un rappel sur les différents types d’audit ? Lisez notre article par ici.

nombre d’audits

Si vous n’avez pas encore effectué d’audits, ou du moins pas encore assez, le grade qui vous correspond est celui de Associate Auditor. Mais que signifie « assez » ? Combien de jours d’audits sont nécessaires pour pouvoir prétendre aux catégories supérieures ?

En cas de doute, l’IRCA met à votre disposition un quizz pour savoir à quel grade vous pourriez être admissible :

Une fois votre grade identifié, il ne reste plus qu’à vous lancer dans la démarche. Retrouvez des articles pour vous y accompagner sur notre page :