Démarches IRCA – Compléter son dossier

Une fois votre dossier de demande d’adhésion (ou demande d’enregistrement IRCA) créé, vient le moment de le compléter…

Si vous venez tout juste d’effectuer votre demande d’adhésion (article précédent), vous vous trouvez normalement déjà sur la section « Training and qualification ». Passez à l’étape 2b.

EN VIDÉO

Voir en bas de l’article pour les types de section à compléter selon le grade choisi.

PAS À PAS

1. Rendez-vous sur le site du CQI-IRCA
2. Connectez-vous à votre espace membre (members’ area)
3. Dans la liste d’onglets proposés, sélectionnez « Members’ Area »
4. Dans la liste déroulante, choisissez « My Membership » puis « My Applications » : vous accèderez ainsi à la liste de tous les dossiers ouverts en cours, restants à compléter
5. Sur le dossier ouvert à l’étape précédente (demande d’adhésion), cliquez sur « Details » : la liste des différentes sections à compléter apparaît :

a) Personal Details

Cette section comprend vos informations personnelles, déjà renseignées lors de votre création de compte, elle est normalement déjà notée « complete ».

b) Training (and qualifications)

1b. Pour compléter cette section, cliquez sur « Go » à sa droite afin de l’ouvrir
2b. Pour ajouter une formation (formation d’auditeur certifié uniquement), cliquez sur « Add new Training »
3b. Téléchargez votre certificat avec l’option « choisir un fichier » puis cliquer sur « Upload » pour le charger (attention au format : pdf, jpg, doc, docx ; et à la taille : inférieure à 0,98 MB)
4b. Renseignez les informations demandées : dates de début et de fin de la formation, nom du cours, résumé du cours, nombre d’heures, nom de l’organisme ayant délivré le cours, résultat du cours, UDN*. Vous trouverez ces informations sur vos documents de formation, notamment sur votre certificat.
5b. Validez en cliquant sur « Save and continue »
6b. Répétez les opérations 2b à 5b si vous avez d’autres formation d’auditeur à renseigner
7b. Une fois l’ensemble des formations enregistrées, cliquez sur « Mark section complete»**

*UDN : Unique Delegate Number – il s’agit de votre identifiant IRCA, figurant en bas de page de votre certificat.
**En cliquant sur « Mark section complete », vous êtes directement dirigé sur la section suivante à compléter.

c) Work Experience

Dans cette section, il vous faut renseigner vos expériences professionnelles (à ne pas confondre avec vos réalisations d’audits).

1c. Pour ajouter une expérience professionnelle, cliquez sur « Add work experience »
2c. Renseignez les informations demandées : dates, intitulé du poste, entreprise, industrie/secteur et missions principales
3c. Validez en cliquant sur « Save and continue »
4c. Répétez l’opération pour toutes vos expériences
5c. Une fois l’ensemble référencé, cliquez sur « Mark section complete »

d) CPD – Continuing Professional Development

Trois objectifs (minimum) de développement professionnel doivent être décrits dans cette section.

1d. Pour ajouter un objectif, cliquez sur « Add new CPD »
2d. Renseignez les informations demandées : objectif, date de début et échéance, action planifiées, réalisées, analysées et revues (reconnaissez-vous ici le PDCA ?)
3d. Validez en cliquant sur « Save and continue »
4d. Répétez l’opération a minima trois fois
5d. Cliquez sur « Mark section complete »

Exemple d’objectifs : réaliser un nombre suffisant d’audit pour m’enregistrer au référentiel X, réaliser une nouvelle formation d’auditeur certifié sur le référentiel Y, réaliser des formations complémentaires suite à la mise à jour des référentiels à venir, etc.

e) Audits

Cette fois, il est temps de compléter vos expérience en audits !

1e. Pour ajouter une expérience, cliquez sur « Add an entry »
2e. Renseignez les informations demandées : référentiel d’audit, date de début et de fin de l’audit, durée totale de l’audit (en nombre de jours), nombre de jours sur site, effectif de l’équipe d’audit, contexte (organisme audité, secteur, taille de l’entreprise), type d’audit, rôle occupé au cours de l’audit et coordonnées de votre référent*
3e. En haut à droite de la page, pensez à joindre des éléments de preuve associés : rapport d’audit, organigramme de l’entreprise auditée
4e. Validez en cliquant sur « Save and continue »
5e. Répétez les étapes 1e à 4e pour chaque audit
Rappelez-vous que pour chaque grade, un nombre de jours d’audit est requis, il faut donc en renseigner suffisamment.
6e. Cliquez sur « Save and continue » ou sur « Mark section complete »

*Pour chaque audit réalisé, vous devez avoir un référent, c’est à dire un auditeur expérimenté pouvant vous superviser lors de vos premières réalisations d’audit.

f) Sector knowledge

Cette section est la section la plus « libre » du dossier. Elle permet à l’IRCA de s’assurer de vos connaissances et aptitudes en audits, notamment liées aux secteurs et à la réglementation associés.
Pour se faire, dans l’encadré (ou les encadrés) prévu.s à cet effet, vous devez répondre aux questions posées. Un conseil : allez à l’essentiel.

• Quelle(s) industrie(s) auditez-vous ? Listez les différents secteurs audités et l’importance du système de management lié). Exemple : automobile, nucléaire, ferroviaire, pharmaceutique, etc.
• Comment menez-vous vos audits ? Décrivez brièvement votre méthode de préparation et de réalisation d’audits. Précisez les points de la norme que vous auditez systématiquement.
• Listez les lois ou réglementations spécifiques à votre pays ou à votre secteur d’activité qui peuvent également avoir une influence sur la manière dont vous effectuez les audits.

Terminez en cliquant sur « Mark section complete » (vous commencez à connaître la musique).

g) Referee

Pour chaque audit réalisé, vous devez avoir un référent, c’est à dire un auditeur expérimenté pouvant vous superviser lors de vos premières réalisations d’audit.

1g. Pour ajouter un référent, cliquez sur « Add Referee »
2g. Renseignez les informations demandées à son sujet : nom, email, téléphone, lien mutuels et identifiant IRCA le cas échéant (vous pouvez le trouver sur le registre des auditeurs IRCA)
3g. Validez avec le bouton « Save and close »
3g. Répétez l’opération pour tous vos référents, si vous en avez plusieurs
4g. Une fois l’ensemble enregistré, cliquez sur « Mark section complete »

h) Declaration

Dernière ligne droite, il est temps de procéder aux déclarations de code de conduite, d’exactitude des données et de responsabilité. Rien de plus simple : cochez les cases et entrez vos initiales dans la partie « signature ».

Last but not least, vient le moment de choisir si vous souhaitez figurer ou non sur le registre des auditeurs certifiés. Car oui, vous pouvez être reconnu auditeur par l’IRCA sans apparaître publiquement sur le registre.

Ainsi, il vous faut répondre à la question « Exclude me from the on-line register ? ».
Bien comprendre ici que si vous souhaitez apparaître sur le registre, vous devez laisser la case « No » cochée.

i) Review

Ça y est ! Toutes les sections sont complétées. Vous pouvez les consulter dans cette section.
Si vous vous apercevez que des informations sont manquantes ou erronées, vous pouvez cliquer sur « Edit my application » pour les corriger.
Une fois le tout validé, cliquez sur « Proceed to payment ».

Après validation définitive votre seul recourt sera de contacter l’IRCA – applications@quality.org – afin qu’ils débloquent la ou les section(s) concernées.

j) Payment

Dernière étape : payer vos frais de demande d’adhésion.

Deux cas peuvent se présenter :

❝ J’ai effectué ma formation il y a moins de trois mois et j’ai choisi le grade « Associate Auditor » pour m’enregistrer gratuitement. ❞

➥ Dans ce cas, les sections a, b, c, d, h, i et j sont à compléter.

❝ J’ai effectué ma formation il y a plus de trois mois et/ou j’ai choisi de m’enregistrer à un grade différent de « Associate Auditor » (car je répond aux exigences des grades supérieurs / je souhaite figurer sur le registre IRCA) ❞

➥ Toutes les sections sont à compléter (a à j).

Enfin ! Votre dossier est complet et déposé. Plus qu’à attendre que l’IRCA l’étudie* avant de passer à la suite…

*Des compléments d’informations pourront vous être demandés et vous recevrez votre résultat dans les dix jours ouvrables suivants la soumission de toutes les informations requises.